展会策划现场环节控制的5大要素

　(1)现场安排

　　对于摊位相对较小而参展人员较多的企业来说，在展会现场和观众洽谈的空间会显得比较狭窄、拥挤，很难实现交易的顺利进行，有必要在展馆周围的宾馆、酒店租用会议室，或者在下榻的宾馆的房间与客户接洽，这不仅可以创造较为宽松的环境，而且可以利用夜晚等闭馆时间更广泛、更深入地接触经销商。

　　(2)统一应对

　　洽谈的原则是所有的人都应统一口径，不能出现招商政策不一致的错误，否则会招致客商的不满。这就需要事前的沟通，就引起误解的招商政策进行深入的交流，某一具体问题该使用什么样的说辞，面对不同经销商该如何处理，这都需要给出细致明确的方案。

　　(3)合理分配

　　根据参展人员的能力、经验，分配工作任务，商务谈判、对外联络、后勤保障、展会信息搜集等，凡事都应具体到人，主次分明，这样才能在实战中分工合作，相辅相成。

　　(4)形象礼仪

　　任何一个参展人员都是代表企业面对客户，个人行为举止如何，对企业品牌而言，并非小事一桩。做市场首先是做人，经销商再有实力，如果素质太差就不能将其发展为代理商;同样，好的经销商也会这样考察企业。员工的素质反映企业文化，企业文化差劲的公司经销商也会敬而远之。因此，所有参展人员都应注意自身形象，面对客户不卑不亢。在衣着上，、是统一穿着企业商务装。

　　(5)灵活掌握招商政策

　　农化产品的地区表现差异较大，不同地区气候差异、作物布局、用药习惯、农业生产水平高低、经济发达程度，对农化产品的品种、包装、供货时间、供货数量需求都不相同，会议庆典服务，这就不能强求经销商必须遵照同样的条款才能获得代理资格。面对这些情况，企业需要在权衡整体利弊的情况下灵活应用。

大型会议策划需要注意的几个问题

1、确定会议主题与形式.一场成功的晚会总有一名成功的导演，策划举办会议文艺晚会，首先要考虑本次会议的目的，明确会议晚会的主题与形式。

   2、积极搞好会议晚会各项准备工作.在确定会议晚会的主题和演出时间、地点后，就要积极做好一系列准备工作.具体包括:

   a、及时印发文件，以宣传展板、海报等形式搞好宣传，扩大会议晚会影响，商业庆典礼仪，吸引广大师生关注和参与到会议晚会中来.

   b、征集晚会节目或下达节目任务.认真策划晚会的节目形式，广泛动员和安排相关单位或部门进行节目准备.若参加的节目较多，要组织人员对节目进行初选，确定正式年会演出节目.若按照节目形式下达的任务，专业庆典公司，则要组织人员加强节目准备情况的检查和指导，确保节目质量.在确定正式节目后，要设计制作好节目单.

   c、会议晚会正式举行之前，组织节目进行彩排，寻乌庆典，并请专业老师对节目进行指导.彩排后，要对节目演出中的问题进行分析，提出下一步工作要求.

   d、确定工作人员.晚会需要一大批工作人员，主要有:舞台总监、主持人(包括主持人的确定和训练、主持人服饰的设计和化妆、台词的编写等)、舞台联络、灯光、音响控制、话筒保管、服装、化妆、摄影摄像、礼仪服务、领导和评委的邀请等.演出前要对工作人员进行培训，提出工作要求.

   e、精心设计、布置晚会舞台.舞台布置要突出主题，力求简洁大方，且有较强的创意.

   f、做好演出场地的安全检查、设施设备的装备.

   g、做好安全工作预案，对演出中的安全值班和易出现的安全问题进行考虑.

   3、做好正式演出的组织工作

   a、安全保卫的落实，紧急情况应急措施的准备情况.

   b、做好观众组织工作，是观众凭票入场，禁止闲杂人员扰乱会场秩序.

   c、确保所有工作人员、演出人员、领导及评委按时入场.

   d、做好年会舞台演出的指挥，随时检查各工作环节，确保按照预定方案演出，若紧急情况要灵活处理.

   4、做好演出后的各项工作 大型年会文艺晚会演出结束后，一般情况下组织人员会在思想上有所放松，对演出后的工作考虑不多.年会文艺晚会演出后，要做好以下工作: 好演出场所的清理工作，避免各种安全隐患，如观众是否完全离场、水电是否关闭等.

   a、及时公布演出结果活动策划公司对演出的节目进行表彰和奖励.

b、做好晚会的总结工作，对晚会组织的各工作环节进行加大，总结经验，发现问题，提高组织类似活动的能力.

策划的过程中场地的准备是另外一个重点。针对于人数的不同，以及晚会的主题我们可以选择不同的场合。但是场合的大小，以及环境条件等都需要进行一个详细的规划，从而确保晚会在进行的过程中可以得到预期的效果。而且，晚会能否顺利的开展跟环境也是有着至关重要关系的。所以，在进行晚会策划的时候场地的选择很重要.

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