对于展览品来讲，通常都有一个体积与重量的换算比，这个换算比通常是一个立方米相当于200至300公斤不等（对于空运通常是一个立方米相当于167公斤）。也就是说对于单件展品来讲，如果是比较重的货物，超过了上述的换算比，则国外的收费是按照体积和重量二者折算后较大的来计费，通常操作展览物流的货运公司都会在运输指南里特别注明此点。德国对于展品进馆时间也有着比较严格的要求，并不是所有的展品在开展前都可以进入展馆。一般来说组委会对于展品进馆时间都有着明确的规定，如果是用来搭建展位用的展品，则可以提前3至5天送至展位，如果是展商用来展示的样品，则通常是只能在开展前的1至2天才能送至展位。对于运输代理公司和展商来讲，只能按照组委会的规定来派送展品、布展。如果展商有超大或者超重的展品，则需要提前跟运输代理公司确认，以便安排相关的机械设备（叉车、铲车等）及人力。需要指出的是，这些服务都是需要另外收取费用的。比如叉车使用费根据重量（2吨、3吨、5吨等）的不同也不同，通常是在每小时50欧圆至80欧圆不等，而且最低计费标准通常为2个小时。欧洲的人工费是比较高的，如果碰到正常工作时间以外或者节假日，则所有费用加收50%至100%不等。对于大型机械设备，因须用到相关辅助工具（叉车，铲车等），国外展览运输服务商通常都会事先声明展品在展位的摆放为一次性到位服务，需展商务必提供详细的展位图及展品摆放位置图，同时须在展品外包装英文注明朝向（如“此面朝外”，“此面朝内”等），从而使展品摆放位置准确。如果展品一次摆放服务后需要挪动位置，则需要额外加收相关费用。德国的清关费用通常都在200欧元/票/展商左右，再加上目的港港口费用、陆运至展馆费、运输代理公司展馆派送服务费等，这也是为什么德国的展览物流报价通常都会在每个立方米3000圆人民币以上的原因（特别指出这是指使用展馆指定的国外物流服务商的价格）。需要指出的是，对于回运展品的运费要比去程运费稍贵，因为国外展品运输服务商需要把展商的展品空箱在开展前统一收集并且临时存储，在展会结束时在送至展位。这个费用德国也是按照展品空箱的体积来收取费用的。还有两点需要提醒展商特别注意，首先是展品的包装箱一定要尽可能的牢固、可靠，在整个运输途中展品要经历多次的搬运、装卸，很多国内展商的包装箱到了目的港后已经破损，严重的甚至展品也遭到了损坏，这样就直接影响到了参展效果。其次就是外包装箱的唛头一定要按照运输代理的要求来张贴，通常唛头上要显示展会名称、展商名称、展馆号、展位号以及箱号、体积、重量等信息。尤其是展商的展馆号、展位号一定要准确清晰，只有这样才能保证在展馆派送的时候能够准确送达展商的指定展位。